Ngày tốt!
Hôm nay, tôi quyết định xem xét một nhiệm vụ văn phòng khá phổ biến (và không chỉ ...): ví dụ: có một số tài liệu cần được cung cấp cho tất cả người dùng có liên kết ấp ủ với họ (tức là để họ có thể đăng nhập từ PC / điện thoại thông minh của họ và chỉnh sửa chúng).
Điều này có thể rất thuận tiện để duy trì một số loại báo cáo, chuyển các tệp nhỏ, kiểm tra và sửa văn bản, bảng, v.v. Nói chung, nơi bắt buộc phải có 2-3 người lần lượt làm việc với tài liệu. (ít nhất). 😉
Nhân tiện, tôi sẽ cảnh báo trước với bạn rằng khi tải lên tài liệu để chỉnh sửa chung luôn có nguy cơ ai đó làm sai điều gì đó do nhầm lẫn. Tạo bản sao!
Bây giờ, hãy xem xét một số tùy chọn để giải quyết vấn đề. 👌
*
Các tùy chọn giải pháp
Phương pháp 1
Nếu tất cả các máy tính làm việc của bạn (từ đó bạn sẽ cần chỉnh sửa tài liệu) trên cùng một mạng cục bộ (ví dụ: được kết nối với cùng một bộ định tuyến), thì quyền truy cập được chia sẻ vào thư mục có thể được định cấu hình trực tiếp thông qua trình khám phá bằng quyền- nhấp vào thư mục ... (👇)
👉 Giúp đỡ!
Cách thiết lập thư mục chia sẻ cho mạng cục bộ trong Windows - hướng dẫn
Được chia sẻ cho tất cả mọi người!
Tất nhiên, điều này không phải lúc nào cũng thuận tiện, vì không thể truy cập tệp qua Internet (ngoài ra, máy tính đang mở thư mục phải luôn bật ...) Vì vậy, tôi sẽ không đề cập chi tiết đến tùy chọn này ...
*
Phương pháp 2 👍
Có lẽ, nhiều người đã nghe nói về một dịch vụ như Google Drive. (Google drive). Vì vậy, trong kho tùy chọn của nó, có khả năng có bất kỳ thư mục nào làm cho một chung - I E. có sẵn để xem và chỉnh sửa tài liệu trong đó!
Làm thế nào nó được thực hiện:
- chúng tôi bắt đầu lái xe của mình trên dịch vụ của Google (đăng ký rất đơn giản, ngoài ra, nhiều người đã có tài khoản ...);
- tạo một thư mục (đối với điều này, bạn cần phải nhấp chuột phải vào bất kỳ không gian trống nào trong cửa sổ đĩa ...). 👇
Tạo thư mục - Google Drive
Sau đó, nhấp chuột phải vào thư mục và chọn từ menu "Để mở quyền truy cập" .
Để mở quyền truy cập
Sau đó, trong phần cài đặt bảo mật, chúng ta chuyển sang chế độ "Có sẵn cho người dùng có liên kết" , Loại truy cập "Biên tập viên" .
Thêm nữa sao chép liên kết và loại bỏ nó cho tất cả những người cần làm việc với các tài liệu trong thư mục này. 👇
Có sẵn cho bất kỳ ai có liên kết (quyền: biên tập viên)
Trên thực tế, ngay cả khi người đã theo dõi liên kết của bạn không có tài khoản Google Drive, anh ta vẫn có thể mở tài liệu và chỉnh sửa chúng (vấn đề đã được giải quyết! 👌).
Theo liên kết và chỉnh sửa
Nhân tiện, nếu bất ngờ xảy ra trường hợp tài liệu sẽ được mở đồng thời bởi 2-3 người. và bắt đầu chỉnh sửa nó - Google sẽ hiển thị cho bạn điều này: ai đang chỉnh sửa cái gì, hãy xem ảnh chụp màn hình bên dưới (đồng bộ hóa trực tuyến).
Người dùng xem ai đang chỉnh sửa những gì ...
👉 Quan trọng!
Đừng quên về các bản sao lưu. Khi chúng ta mở một thư mục chia sẻ cho mọi người bằng một liên kết (ngay cả khi cho 2 người), sẽ có nguy cơ ai đó do nhầm lẫn (hoặc có ý đồ xấu) có thể xóa (spoil).
Và, tất nhiên, không phải tất cả các tài liệu đều nên được đặt trong phạm vi công cộng ...
Từ kinh nghiệm: thông thường, không ai quan tâm đến các tài liệu văn phòng thông thường (và nhiều người thậm chí còn chán đến đó khi họ cần ...).
*
Phương pháp 3
Trong ghi chú này, không thể không lưu ý đến các dịch vụ tương tự khác, ví dụ: đĩa Yandex và đám mây từ Mail.ru. 👌
Theo tôi, chúng có một nhược điểm nhỏ: không thể chỉnh sửa các thư mục và tài liệu đối với những người chưa đăng ký với dịch vụ của họ (chỉ có một tùy chọn duyệt qua ).
Nếu không, mọi thứ rất thuận tiện: bạn cũng có thể chia sẻ một liên kết và mở quyền truy cập chung cho các địa chỉ e-mail cụ thể. Xem một vài ảnh chụp màn hình bên dưới. 👇
Đĩa Yandex - thiết lập chia sẻ
Thêm địa chỉ e-mail của những người phù hợp
Nhân tiện, Mail.ru có cả một phần trong menu. "Những tệp đã chia sẻ" (nó chứa tất cả các tệp và thư mục mà bạn đã mở quyền truy cập). Nhưng tất nhiên, các tùy chọn có phần ít hơn so với Google Drive ...
Đám mây từ Mail.ru - thư mục chia sẻ
*
Các bổ sung về chủ đề được hoan nghênh!
Công việc vui vẻ!
👋
